党的十八大以来,我国机关档案工作以围绕中心、服务大局为主线,深入实施“三大战略”,健全“三个体系”,扎实推进各项业务建设,开创了机关档案工作新局面。

档案服务工作卓有成效

5年来,各级机关档案部门按照国家档案局的要求,不断加强大局意识、服务意识和创新意识,紧密围绕中心,深入开发档案资源,积极拓展服务渠道,取得了较好的成绩。

在服务党和国家中心工作方面,通过开展档案编研工作,为全国两会召开、香港回归20周年庆典活动提供参考;编制专题档案目录和有关档案汇编,印送有关领导和党的十九大筹备机构,为党的十九大筹备工作提供服务;充分利用档案为维护海洋权益服务,国家海洋局为我国向联合国秘书处提交的东海部分海域划界案提供了历史和法理依据。

在服务党和国家重要工作方面,为“一带一路”建设、京津冀协同发展、长江经济带建设等国家战略的实施提供服务;在大型文艺活动、大型运动会等的举办过程中,档案服务也发挥了重要的作用;围绕巡视、审计等重点工作,各机关档案部门提供了海量档案利用服务,有效配合了相关工作的开展。解放军档案部门多次提供档案,为军队改革提供决策参考。

在服务机关工作方面,各级机关档案部门积极开展日常档案管理和利用服务,对维持机关正常运转、维护机关及工作人员权益起到了不可替代的作用。

档案监督指导工作成绩斐然

档案工作机制日渐完善。2015年,国家档案局召开了中央和国家机关档案工作会议,对新形势下如何做好机关档案工作做出了全新部署,提出了转型升级的总目标。会议提出,今后机关在体制机制上所做的一些探索和调整,一定要做到不改变办公厅(室)的直接领导、不弱化机关档案处室力量,保证配齐专职档案工作人员,保留档案处室名称中的“档案”字样,真正把组织领导和机构设置问题处理好。继续坚持各部门共同参与档案工作的格局,推动档案部门在信息化条件下发挥主导与协调作用,密切档案部门与文书、业务、信息、技术等部门的合作,并充分利用办公自动化建设等时机,真正把收集、整理、技术支持等纳入有关部门职责,形成以“我”为主、齐抓共管的良好工作格局。

档案法制建设全面提速。目前,中央和国家机关已全部完成文件材料归档范围和档案保管期限表的制修订工作,形成了以国家档案局8号令为主干,各单位具体规定为枝叶的机关归档制度体系。开展了《机关档案工作规定》的制定工作,着力打造一部贯穿机关档案管理全部流程、涵盖全部档案载体和类型、包含机关档案管理各方面要求的规范性文件。完成了《归档文件整理规则》的修订和《归档文件整理规则解读》的编制工作,为机关归档文件整理提出明确指引。加之即将发布的《纸质归档文件装订规范》《档案数字副本OCR规范》,以及已经着手制定的《录音录像档案管理规范》《电子档案单套管理需求规范》,基本形成了以《机关档案工作规定》为主干、以基础工作和信息化工作为重点、以关键节点为补充的机关档案工作规范管理体系。

各级机关所属机构的档案工作进一步加强。各单位积极贯彻《关于加强中央和国家机关所属机构档案工作的意见》,通过建立所属机构档案目录缴送备案制度、文件归档范围和保管期限表审批制度,实现了对所属机构档案资源建设的监督和指导。经过几年的努力,中央宣传部制定所属单位档案工作管理办法,指导各直属单位编制文书档案保管期限表,并将各直属单位自成立以来的全部文书档案目录收集齐全;审计署、国家质量监督检验检疫总局成立所属单位档案工作协作组,结合工作进行交流学习,共同提高。

基础业务建设不断深化

各级机关档案库房建设取得新成绩。各单位严格按照有关规定和标准新建、扩建档案库房,提高了档案库房的安全防灾能力。中央宣传部档案用房大为改善,预留了20年库房面积。最高人民检察院档案馆开工建设,总建筑面积为3800平方米。外交部新建2500平方米的档案周转库房。审计署档案用房达1000平方米,设置130平方米的档案数字化室。中国社会科学院档案馆竣工使用,库房面积增加5倍。

各级机关档案资源结构日益优化。经过多年努力,机关档案门类更加齐全,档案资源种类单一的问题有所缓解,尤其是在档案资源结构中,涉及人、事的专业档案数量大幅增加。按照优化档案资源结构的要求,中办法规局、中央宣传部、财政部、农业部、国家卫生和计划生育委员会、国务院法制办公室、国家能源局、国家铁路局、国家保密局、中国海警局、中华全国台湾同胞联谊会等单位根据机构业务变化情况注重加强多门类档案的管理工作,保证档案资源得到不断优化。

各级机关档案资源开发力度不断增强。中央组织部每年编辑出版《组织工作文件选编》。中央统战部围绕业务需求制定编研计划大纲,编印各类文献选编30余册,近800万字。国务院侨务办公室历时3年,完成25万字编研成果。中国民用航空局编印《民航档案利用事例选编》,通过21项档案发挥重要作用的生动事例宣传档案工作。

档案信息化工作稳步推进

各级机关档案数字化成绩突出。档案数字化工作在中央和国家机关中普遍开展,移交的单位全部实现纸质档案与数字化成果同时移交,“存量数字化”取得阶段性重要成果。中办秘书局用1年多时间,完成1987年以来全部中央档案的数字化任务,共45万件近600万页。审计署坚持“当年接收、当年扫描挂库、当年网上阅览”,档案数字化步入良性发展轨道。国务院法制办公室、全国总工会对数字化成果进行全文识别。档案数字化工作不断推向深入。全国政协、中央文献研究室、中国作家协会、中国科学技术协会、中国国际贸易促进委员会等单位移交的数字化数据方便实用,在移交单位中表现突出。

数字档案室建设取得初步成效。为推动档案信息化工作,国家档案局先后印发了《数字档案室建设指南》《数字档案室建设评价办法》,编制了《数字档案室建设概论》,提出了数字档案室的建设和评价要求;启动了数字档案室建设试点和评价工作,选取了80多家能够体现不同发展模式、不同级别特点的机关单位进行试点;完成了海关总署和中山市档案局两家试点单位的评价工作,数字档案室建设和评价工作取得初步成效。

各级机关开展了多种形式的档案信息化建设。交通运输部对档案管理系统进行分级保护改造,实现系统管理员、安全管理员、安全审计员“三员分立”。海关总署建立3个电子档案异地备份数据单位,总署机关、各直属海关和隶属海关文书档案实现容灾备份并异地存放。国家工商行政管理总局在商标档案上贴附电子标签,通过无线读写设备对业务档案实现电子化管理。国家安全监督管理总局开展文书档案保管期限智能判定研究和应用,促进档案鉴定工作自动化、规范化和标准化。中国科学院建成档案馆网站,既满足了档案馆沟通和宣传的需要,又实现了电子档案管理的部分业务功能需求。国务院三峡工程建设委员会办公室投入1000多万元,用于基础设施、管理体系、数据资源和应用系统建设。

原载于《中国档案报》2017710日总第3090期第一版